請求書や見積書、社内文書などに押印するため、印鑑をスキャンして画像データとして使いたいと考える方もいるでしょう。
しかし、印鑑のデータ化について調べると、
- 印鑑をデータ化すると危険なのか
- 印影をコピーされて悪用されないか
- 実印や銀行印をスキャンしても大丈夫なのか
- 電子印鑑と印鑑画像は何が違うのか
といった不安も出てきます。
結論からいうと、印鑑を画像データとして利用すること自体が直ちに危険というわけではありません。
ただし、実印・銀行印・会社実印など重要な印鑑をそのままスキャンするのはおすすめできません。
印鑑データは通常の画像ファイルと同じようにコピーでき、一度取引先や社外へ渡ると、完全に回収することが難しいからです。
この記事では、印鑑をデータ化する危険性、印影が悪用される可能性、安全な管理方法、電子印鑑や電子署名との違いを印鑑専門店の視点から解説します。
この記事の結論
- 実印・銀行印をそのままスキャンするのは避ける
- 電子書類用には専用の印影を用意する
- 印鑑データを誰でも使える場所に保存しない
- WordやExcelのまま渡さず、必要に応じてPDF化する
- 重要な契約では画像の電子印鑑ではなく電子署名・電子契約を検討する
目次
印鑑をデータ化するのは危険？
印鑑のデータ化とは、紙に押した印影をスキャンしたり、画像編集ソフトなどで印影を作成したりして、Word・Excel・PDFなどの電子書類へ貼り付けられるようにすることです。
印影を透過PNGなどにしておけば、請求書や見積書へ簡単に配置できるため、事務作業を効率化できます。
ただし、便利である一方、印鑑データには次の特徴があります。
- 簡単にコピーできる
- 誰が押したのか画像だけでは判別しにくい
- 別の書類へ貼り付けることができる
- 社外へ送信した後は管理できない
- パソコンやメールから流出する可能性がある
紙に押す印鑑であれば、印鑑本体を持っている人しか押印できません。
一方、画像として保存された印鑑データは、ファイルを入手した人であれば複製して使えてしまいます。
そのため、印鑑をデータ化する場合は、印鑑本体と同じように保管するのではなく、複製される可能性を前提として運用することが大切です。
印鑑データと電子印鑑・電子署名の違い
「印鑑データ」「電子印鑑」「電子署名」は同じ意味で使われることがありますが、厳密には異なります。
印鑑データ
印影を画像ファイルにしたものです。
紙に押した印影をスキャンした画像や、パソコン上で作成した丸印・角印などが該当します。
見た目として押印を表現できますが、画像だけでは誰が操作したのか、書類が変更されていないかを確認できません。
画像タイプの電子印鑑
WordやExcel、PDFなどへ貼り付ける印影画像を「電子印鑑」と呼ぶことがあります。
日付や氏名を表示できるサービスもありますが、単なる画像として利用するタイプは、基本的に印鑑データと同様の性質を持ちます。
電子署名・電子契約
電子署名は、電子文書の作成者を確認し、文書が作成後に改ざんされていないかを確認するための仕組みです。
見た目が印鑑の形になっているかどうかよりも、本人性や文書の完全性を確認できることが重要です。
そのため、重要な契約書を電子化したい場合は、印影画像を貼り付けるだけではなく、電子署名や電子契約サービスを利用する方が適しています。
| 種類 | 主な目的 | 本人確認・改ざん確認 |
|---|---|---|
| 印鑑画像 | 書類上で押印を表現する | 基本的にできない |
| 画像型の電子印鑑 | 社内承認や簡易書類への押印 | サービスによって異なる |
| 電子署名・電子契約 | 電子文書の契約・証明 | 仕組みにより確認できる |
印鑑をデータ化する主なリスク
印影を簡単にコピーされる
印鑑データは、JPEGやPNGなどの画像ファイルです。
WordやExcelへ貼り付けた印影も、ファイルの状態によっては画像として取り出せます。
一度メールやチャットで書類を送ると、相手側のパソコンにも印影を含んだデータが残ります。
そのため、印鑑データを送信することは、印影画像そのものを相手に渡しているのと近い状態になります。
別の書類へ流用される可能性がある
取り出した印影データは、別の請求書、申込書、証明書などへ貼り付けられる可能性があります。
もちろん、印影が付いているだけですべての書類が有効になるわけではありません。
しかし、会社が承認したように見える文書を作られたり、社内外の確認に余計な時間を取られたりするおそれがあります。
誰が押印したのか分からなくなる
紙の印鑑も、それだけで押した人を完全に特定できるわけではありません。
印鑑データの場合はさらに複製が容易なため、誰が、いつ、どの書類へ使用したのか分からなくなりやすくなります。
複数の社員が同じ印鑑ファイルを共有していると、責任の所在も曖昧になります。
パソコンやクラウドから流出する
印鑑データをデスクトップや共有フォルダへ保存していると、他の社員が自由にコピーできる状態になります。
また、次のような原因で社外へ流出することも考えられます。
- メールの誤送信
- パソコンやUSBメモリの紛失
- クラウド共有設定の間違い
- 退職者によるデータの持ち出し
- マルウェアや不正アクセス
- 廃棄パソコンにデータが残っていた
実物の印鑑と同じ印影が公開される
実印や銀行印をスキャンすると、登録している印鑑とほぼ同じ形の印影データが作られます。
その画像を日常的な請求書や見積書に使えば、重要な印影を多くの相手へ送ることになります。
これは安全管理の面から避けた方がよいでしょう。
実印や銀行印をスキャンしてはいけない理由
実印や銀行印を、そのまま電子印鑑として使うことはおすすめできません。
実印は重要な契約に使う印鑑だから
実印は、市区町村へ印鑑登録し、印鑑登録証明書と組み合わせて重要な契約などに使用する印鑑です。
その印影を画像化して日常的に使用すると、本来限定して使うべき実印の形を広く公開することになります。
印鑑データだけで直ちに実印と同じ手続きができるわけではありませんが、あえて重要な印影を拡散させる必要はありません。
銀行印は口座管理に関係するから
銀行印も、口座の届出印として使用している重要な印鑑です。
金融機関によって手続きや本人確認方法は異なりますが、銀行印の印影を請求書などに利用するメリットはありません。
電子書類用には、銀行印とは異なる印影を使いましょう。
会社実印も画像化して常用しない
法人の代表者印・会社実印も、登記や重要な契約などに使われます。
請求書や見積書に押すためだけに会社実印をスキャンするのは避け、電子書類用の角印や専用の認印データを用意する方が安全です。
データ化を避けたい印鑑
- 個人の実印
- 個人の銀行印
- 法人の代表者印・会社実印
- 法人の銀行印
- 資格者印や職印など、重要な証明に使用する印鑑
会社の角印をデータ化しても大丈夫？
請求書や見積書、納品書などへ押す会社の角印は、実印よりも電子化しやすい印鑑です。
ただし、角印であれば何に使っても安全というわけではありません。
角印も、会社が内容を確認したことを表す印として扱われることがあります。
社員全員が自由に使える状態にしておくと、会社が承認していない書類へ押される可能性があります。
角印をデータ化する場合は、次のような運用が適しています。
- 電子書類専用の角印を作る
- 実際に使用している角印とは印影を変える
- 請求書・見積書など用途を限定する
- 使用できる担当者を限定する
- 押印した書類と担当者の記録を残す
- 契約書や重要書類には使用しない
印影の中へ「電子書類用」「請求書用」などの文字を入れる方法もあります。
通常の角印と見た目を変えておけば、万が一画像が流出した場合も、使用目的を区別しやすくなります。
印鑑データを安全に管理する方法
電子書類専用の印影を用意する
最も重要なのは、実印・銀行印・会社実印などをスキャンせず、電子書類専用の印影を用意することです。
日常的な請求書や見積書に使用するのであれば、専用の認印や角印データで十分です。
使える人を限定する
印鑑データは、担当者や管理者だけがアクセスできる場所に保存します。
全社員が見られる共有フォルダや、パソコンのデスクトップへ置くのは避けましょう。
ファイルにアクセス制限を設定する
保存場所にはパスワードやアクセス権限を設定します。
クラウドストレージを利用する場合は、共有範囲が「リンクを知っている全員」になっていないかも確認してください。
WordやExcelのまま社外へ送らない
WordやExcelの編集可能な状態で送ると、配置した印鑑画像を取り出されたり、書類の内容を書き換えられたりしやすくなります。
社外へ渡す場合は、必要に応じてPDFへ変換します。
ただし、PDFにすれば印影を絶対にコピーされないという意味ではありません。
PDF化はあくまで、簡単な編集や画像の取り出しをしにくくするための対策の一つです。
使用ルールを決める
会社で使用する場合は、次の項目を決めておきましょう。
- 使用できる書類
- 使用できない書類
- 利用できる担当者
- 承認者
- ファイルの保存場所
- 退職・異動時の権限削除
- 流出した場合の連絡先
使用履歴を残す
誰が、いつ、どの書類へ印鑑データを使用したのか記録しておくと、不正利用の防止につながります。
社内システムや電子印鑑サービスに履歴機能がある場合は活用しましょう。
定期的に印影を変更する
電子書類用の印影を長期間使っていると、多数の取引先や書類に同じ画像が残ります。
流出が疑われる場合や担当者が大きく入れ替わった場合は、電子書類用の印影を作り直すことも検討してください。
印鑑データが流出したときの対処法
印鑑データを誤送信した、第三者にコピーされた可能性がある、退職者が持ち出した疑いがある場合は、状況を放置しないことが大切です。
どの印鑑データが流出したか確認する
まず、流出したのが電子書類専用の角印なのか、実印や銀行印の印影なのかを確認します。
重要な印鑑ほど、早めの対応が必要です。
共有設定やアクセス権を停止する
クラウドストレージや社内サーバーから流出した場合は、公開リンクや共有権限を停止します。
関係者のパスワード変更や、退職者アカウントの停止も行いましょう。
電子書類用の印影を変更する
請求書用の角印などであれば、新しい電子書類専用印を作成し、古い印影を使用停止にします。
取引先や社内にも、旧印影を使用しないことを周知します。
実印や銀行印の場合は専門窓口へ相談する
実印や銀行印の印影が流出し、不正利用の具体的な心配がある場合は、状況に応じて市区町村、金融機関、警察、弁護士などへ相談してください。
印影画像が流出しただけで、必ず改印しなければならないとは限りません。
ただし、不審な契約や取引が確認された場合は、早めに対応する必要があります。
印鑑データに法的効力はある？
印鑑画像を貼り付けただけの書類について、常に効力がない、または常に有効であると一律に判断することはできません。
契約は、書類に印鑑が付いているかだけではなく、当事者間の合意、メールや取引記録、本人確認の方法などを含めて判断されます。
一方、印鑑画像だけでは、次の点を技術的に証明することが困難です。
- 誰が印鑑画像を貼り付けたのか
- 本人が承認したのか
- 押印後に文書が変更されていないか
- いつ押印されたのか
重要な電子契約では、画像の印鑑を貼るだけではなく、本人確認や改ざん検知に対応した電子署名・電子契約サービスを利用する方が安全です。
電子署名については、電子文書の作成者を示し、文書が改変されていないことを確認できる一定の仕組みが法律上定められています。
なお、契約内容や書類の種類によって必要な手続きは異なります。重要な契約については、電子契約サービスの提供会社や法律の専門家へ確認してください。
印鑑をデータ化する方法
印鑑をデータ化する方法には、主に次のものがあります。
紙へ押印してスキャンする
白い紙へ印鑑を押し、スキャナーやスマートフォンで読み取って画像化する方法です。
背景を透明にすれば、WordやExcelの書類へ配置しやすくなります。
ただし、実印や銀行印は使用せず、電子書類専用の印鑑を使いましょう。
画像編集ソフトで作成する
円形や四角形の枠と文字を組み合わせて、電子印鑑を作成する方法です。
簡単に作成できますが、文字の配置や印鑑らしいバランスを整えるには多少の技術が必要です。
電子印鑑作成サービスを利用する
印鑑店や電子印鑑サービスへ依頼し、透過PNGなどのデータを作成してもらう方法です。
請求書用、見積書用、社内承認用など、使用目的を伝えて作成するとよいでしょう。
当サイトでも、電子書類へ利用できる透過印鑑データについて紹介しています。
印鑑データに関するよくある質問
印鑑をスキャンしただけで悪用されますか？
スキャンしただけで直ちに悪用されるわけではありません。
ただし、画像ファイルとして第三者へ渡った場合は、別の書類へコピーされる可能性があります。
特に実印・銀行印・会社実印のスキャンは避けてください。
PDFにすれば印鑑をコピーされませんか？
PDFにすると、WordやExcelよりは簡単に編集されにくくなります。
しかし、画面のスクリーンショットや画像抽出なども可能なため、完全なコピー防止にはなりません。
電子印鑑は誰でも作れるため危険ではありませんか？
画像型の電子印鑑は比較的簡単に作成できます。
そのため、印影の見た目だけを本人確認の根拠にするのは安全とはいえません。
重要な書類では、操作履歴、アカウント認証、電子署名なども組み合わせる必要があります。
請求書に電子印鑑を使っても大丈夫ですか？
取引先が認めている場合、請求書や見積書などへ画像型の電子印鑑を使用することはあります。
ただし、会社実印や銀行印ではなく、請求書用に作成した角印データを使うことをおすすめします。
印鑑データをメールで送っても大丈夫ですか？
印鑑画像そのものを添付して送るのは避けた方がよいでしょう。
押印済みの書類を送る場合も、用途を限定した専用印を使用し、必要に応じてPDF化してください。
無料の電子印鑑を使っても問題ありませんか？
社内の簡易的な確認や重要性の低い書類であれば利用できる場合があります。
ただし、作成した画像の保存先、サービス側にデータが残るか、商用利用できるかなどは確認が必要です。
実印の印影が画像に写ってしまいました
画像に写っただけで直ちに実印を変更する必要があるとは限りません。
ただし、インターネット上へ公開した場合や、不特定多数が取得できる状態になった場合は、画像を削除し、必要に応じて自治体や専門家へ相談してください。
印鑑をデータ化する危険性と安全管理のまとめ
印鑑をデータ化すると、請求書や見積書などの作成を効率化できます。
一方で、印鑑データは通常の画像と同じようにコピーできるため、実物の印鑑とは異なる管理が必要です。
安全に利用するためのポイント
- 実印・銀行印・会社実印をそのままスキャンしない
- 電子書類専用の認印や角印を用意する
- 使用できる書類と担当者を限定する
- 誰でも見られる共有フォルダへ保存しない
- 社外へはWord・Excelのまま渡さない
- PDF化しても完全なコピー防止にはならないと理解する
- 重要な契約には電子署名・電子契約を利用する
特に大切なのは、日常的に使う印鑑データと、実印・銀行印などの重要な印鑑を分けることです。
電子書類用の印影を専用に用意すれば、万が一コピーされた場合のリスクを抑えやすくなります。
電子印鑑用の透過データを作成したい方は、次の記事もご覧ください。
実印の安全性や作成方法を確認したい方はこちらをご覧ください。
実印をネットで購入する際の安全性については、次の記事で詳しく解説しています。